fbpx

Undvik ID06 böter med elektronisk personalliggare

Skatteverket har redan infört krav på elektronisk personalliggare inom byggbranschen och det är möjligt  att samma krav kommer att ställas på övriga branscher inom en snar framtid. Att ha en elektronisk personalliggare behöver inte bara ses som ett måste – det är praktiskt också. Likväl måste man som arbetsgivare vara medveten om vilka regler som gäller för att inte riskera ID06 böter från Skatteverket.

Den digitala personalliggaren

Enligt lag måste personalliggare föras på arbetsplatser inom byggbranschen, restaurang, tvätteribranschen, frisörbranschen, kropps- och skönhetsvård, fordonsservice samt hos livsmedels- och tobaksgrossister. Syftet är att verka för en sundare konkurrens och motverka svartarbete. Den som redan arbetar inom en av de berörda branscherna vet att en personalliggare är ett sätt att anteckna vem som är på jobbet och när.

För byggbranschen räcker det inte med att ha en personalliggare utan den måste vara elektronisk också. Från och med 1 januari 2016 gäller lagen om obligatorisk elektronisk personalliggare på byggarbetsplatser. Även om den elektroniska personalliggaren är ett måste inom byggbranschen går det bra att använda den även inom andra branscher, till exempel inom restaurangbranschen. Det uppmuntras rent av.

En elektronisk personalliggare, eller digital personalliggare som de också kallas, har samma syfte som de manuella. Det som måste registreras är personens för- och efternamn, personnummer eller organisationsnummer samt när varje individs arbetspass började och slutade. Den elektroniska personalliggaren måste fungera som ett journalsystem så att de inmatade uppgifterna inte kan manipuleras. Skulle man göra ändringar i arbetstiderna i efterhand måste det framgå att en ändring har gjorts, vem som gjorde ändringen och när den gjordes.

Se här hur TimeTjek kan hjälpa er med tidrapporteringen.

Många fördelar med elektronisk personalliggare

  • Arbetsgivaren: För dig som arbetsgivare innebär det mindre krångel med pappersblanketter och administration. Risken för att personalliggaren kommer bort eller förstörs minskar. Alla uppgifter lagras säkert på en server i molnet. När Skatteverket gör en kontroll är det lätt att hämta ut uppgifterna. Dessutom kan personalliggaren praktiskt integreras med schemaläggning och lönehantering genom TimeTjeks system.
  • Anställda: För de anställda är enkelheten med en elektronisk personalliggare en stor fördel. In- och utcheckning på arbetsplatsen sker med en knapptryckning, något som många upplever som mycket positivt och i linje med ett i övrigt digitaliserat samhälle.
  • Skatteverket: Skatteverket är också mycket positivt inställt till den elektroniska personalliggaren. Eftersom allt antecknas digitalt är det mycket lättare för dem att komma åt uppgifterna vid en kontroll. Det är en win-win-situation för alla parter med andra ord.

Böter för personalliggare – vilka belopp?

Då och då gör Skatteverket oanmälda kontroller på arbetsplatser runt om i landet. Man undersöker om det finns en personalliggare på plats och om den fylls i på rätt sätt. Skatteverket undersöker om de personer som finns på arbetsplatsen är registrerade i personalliggaren. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att det finns en personalliggare och att den förs på rätt sätt.

Skatteverket har två typer av böter, eller ”avgifter” som de kallar det, om man finner oegentligheter med personalliggaren. Om det inte finns en personalliggare eller om den förts på fel sätt kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kronor. Dessutom finns det en avgift på 2 500 kronor för varje person som arbetar men som inte finns med i personalliggaren.

Ansvar för den digitala personalliggaren på byggarbetsplatsen

På en byggarbetsplats är förhållandet lite mer komplicerat än på andra arbetsplatser. Vanligtvis har en byggarbetsplats en byggherre och entreprenörer. Byggherren är den som driver projektet. De som utför arbetet består av en eller flera entreprenörer. Byggherren och den som utför arbetet kan vara ett och samma företag men ofta är det olika företag. Enligt Skatteverket har både byggherren och entreprenörerna ett ansvar för personalliggaren. För ett bygge finns det också en beställare, men denne har inget ansvar för personalliggaren.

Byggherrens ansvar: På en byggarbetsplats är det byggherren som ansvarar för att en elektronisk personalliggare kan föras. Det innebär att utrustning för den elektroniska personalliggaren ska finnas på plats och vara i funktion. Om den skulle gå sönder eller försvinna är det byggherrens ansvar att skaffa en ny. Det finns situationer när enbart entreprenören kan förse de anställda med ID06-kort. I sådana fall omfattar byggherrens ansvar inte dessa elektroniska kort.

Byggherren kan ge en generalentreprenör hela ansvaret för personalliggare. På arbetsplatser med delad entreprenad är det däremot alltid byggherren som har ansvaret att tillhandahålla utrustningen.

Om byggherren är en privatperson som bygger för sin egen räkning behövs inte en elektronisk personalliggare. Det behövs inte heller om den totala byggkostnaden är mindre än fyra basbelopp.

Entreprenörernas ansvar: När byggherren har försett arbetsplatsen med en fungerande elektronisk personalliggare är det entreprenörernas ansvar att personalliggaren förs. Om utrustning går sönder eller försvinner är entreprenören skyldig att informera byggherren.

Både byggherren och entreprenörerna kan bötfällas samtidigt: Skatteverket kan i vissa situationer bötfälla både byggherren och en entreprenör. Ett exempel är om byggherren försett entreprenörerna med utrustning som efter ett tag går sönder eller försvinner. Då anser Skatteverket att byggherren inte levt upp till kravet att tillhandahålla utrustning för att föra personalliggare. Samtidigt anser Skatteverket att även entreprenören är skyldig eftersom byggherren hade utrustning på plats från början. Enligt Skatteverket måste entreprenören i sådana lägen se till så att byggherren uppmärksammas på bristerna.

Böter på byggarbetsplatser

Det kan bli en dyr historia om man inte har följt reglerna. Olika slags avgifter gäller beroende på om man är byggherre eller entreprenör.

Byggherren kan bötfällas med:

  • Kontrollavgift på 12 500 kronor om utrustning för elektronisk personalliggare saknas.
  • Kontrollavgift på 12 500 kronor om personalliggaren inte är tillgänglig för Skatteverket.

En entreprenör kan bötfällas med:

  • Kontrollavgift på 12 500 kronor om personalliggaren inte är tillgänglig för Skatteverket.
  • Kontrollavgift på 12 500 kronor om personalliggaren är felaktigt ifylld.
  • Avgift på 2 500 kronor per person som inte är inskriven i liggaren men som är verksamma på arbetsplatsen.

Det är upp till Skatteverket att bedöma vilka personer som är verksamma på arbetsplatsen när besöket görs. Man kan dock begära omprövning eller överklaga om man anser att Skatteverket gjort en felbedömning.

Reglerna är ganska tydliga men tolkningen av dem varierar. Det beror på byggarbetsplatsens natur som en ganska invecklad miljö. När Skatteverket gör en kontroll har man många aspekter att ta hänsyn till och man bedömer från fall till fall om en kontrollavgift ska utfärdas eller inte. Med ett bra system för digital personalliggare minskar risken för tvetydigheter, vilket gynnar alla parter.

Tre vanligaste felen som leder till böter för arbetsgivaren

Varje år genomför Skatteverket en mängd oanmälda kontroller på arbetsplatser, vilket gör att det finns en hel del data samlat kring vilka de vanligaste orsakerna till Skatteverket ger böter.

1. Oregistrerade personer

Den absolut vanligaste anledningen till att man får böter är att en eller flera personer inte har registrerat att de anlänt till arbetsplatsen. Här är det med andra ord entreprenörerna som får böta eftersom de har ansvaret för att all personal som är på plats också är registrerad i personalliggaren.

2. Utloggning

En del struntar i att logga ut i slutet av arbetspasset, andra glömmer bort det. Om personalen förblir inloggad innebär det att man bryter mot kravet att föra personalliggare löpande eftersom man måste ange sluttid för arbetspasset. Om det inträffar upprepade gånger kan man bli bötfälld.

3. Avsaknad av digital personalliggare

Det tredje vanligaste felet är att en digital personalliggare saknas helt och hållet. Det kan röra sig om att byggherren inte hunnit införskaffa hårdvara eller mjukvara eller att den har gått sönder på något vis. Den digitala personalliggaren måste bevaras i två år så att Skatteverket ska kunna kontrollera.

Dessa tre vanliga misstag är onödiga eftersom det finns bra tekniska lösningar för att minska risken för att de inträffar. Genom att använda en elektronisk personalliggare från TimeTjek med tidrapportering via mobiltelefonen får en anställd som glömmer bort att registrera sig i början av arbetspasset ett meddelande via appen och SMS. Du som arbetsgivare får också ett meddelande. Det gör att det är lätt att kontrollera om det finns oregistrerade personer på arbetsplatsen.

På samma sätt är det enkelt att se om någon glömt att logga ut i slutet av arbetspasset. Om ett misstag ändå begås kan antingen du som arbetsgivare eller personalen korrigera det på ett lagligt vis. Eftersom all information lagras digitalt i molnet kan du alltid kontrollera vem som är på arbetsplatsen, oavsett var du själv befinner dig.